一、檔案保管制度
為了維護檔案的完整與安全，防止檔案的損壞，最大限度地延長其使用壽命，特制定檔案保管制度：
1、檔案保管要貫徹“以防為主，防治結合”的原則，要有適宜保存檔案的庫房、櫥具和切實可行的檔案“八防”措施，庫房內溫度要爭取控制在14-24度，相對濕度應控制在45-65%
2、庫房內櫥具排列要整齊一致，橫豎成行，排列時應于窗戶垂直，如沿墻排列，櫥具背面與墻的間隔不小于8厘米，以便于通風降溫，庫房內櫥具應按要求編號。
3、庫房內嚴禁吸煙及放置易燃、易爆危險物品以及對檔案保護不利的其它物品，做到專室專用。
4、庫房內應使用白織燈作照明光源、不宜使用熒光燈，以減少紫外線對檔案的損害。
5、提高警惕、加強保密觀念，出入庫房要注意關門落鎖，下班前要將門窗、照明及其它設備全部關閉。
6、保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，按時記錄庫房內濕度，定期檢查，補充殺蟲滅菌藥物。
7、對庫藏檔案要定期進行檢查、核對、做到帳物相符。對字跡變退、破損的檔案，應及時進行修補和復制。
8、要建立健全卷宗(內容主要有立卷說明、卷宗介紹、分類方案、檢查記錄、交接憑證等)，以便對卷宗內檔案的管理。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員要認真執(zhí)行《中華人民共和國保密法》嚴格遵守《保密守則》，切實保證檔案的安全管理。
2、凡查閱密級的檔案，應按劃密規(guī)定掌握使用，嚴格控制保密范圍。
3、檔案工作人員對案卷內容不準隨意談論或摘錄、外傳，不準以通信或任何方式泄漏檔案機密。
4、檔案工作人員不得任意將案卷帶出檔案庫房(室)。
5、工作中形成的帶有字跡的 廢紙，不得隨意亂丟，應集中存放、銷毀。
6、到期應銷毀的案卷、資料，按手續(xù)報有關領導批準，由兩人監(jiān)銷處理。
三、檔案查閱制度
1、機電運輸科內部人員借閱本部門的資料，需辦理借閱登記手續(xù)。
2、機電運輸科以外的單位人員借閱資料，須持本單位介紹信，并經機電運輸科主任工程師同意批準后方可辦理借閱手續(xù)。
3、借閱技術資料一般情況下不得帶出資料室，但確因工作需要帶出時，最多不超過一個星期。如到期不歸還時，須續(xù)辦續(xù)借手續(xù)。外單位人員必須交納100元抵押金后方能借閱。
4、借閱技術資料人員不得隨意將該資料轉借他人，不經機電運輸科主任工程師同意，不得復印、抄錄。
5、借閱資料人員必須愛護資料，不得擅自涂改、撕毀、損壞資料，不得遺失、泄密。
6、借閱資料人員到期歸還資料時，嚴格履行檢查手續(xù)，如果發(fā)現(xiàn)資料有涂改、撕毀、損壞、遺失現(xiàn)象，將按情節(jié)輕重，隊組內部人員給予罰款，外單位人員從抵押金中扣除罰款。
四、檔案立卷歸檔制度
1、按照《中人民共和國檔案法》、《山西省檔案條例》，本單位工作活動形成的具有保存價值的文件材料由檔案部門協(xié)助有關科室進行整理、立卷、歸檔，任何人不得無故拒絕歸檔，國家規(guī)定不得歸檔的材料，不得歸檔。
2、檔案人員將應歸檔的不同載體的文件材料，按歸檔范圍及時進行收集，做到文件印件與定稿齊全;請示與批復齊全;正文與附件齊全;會議文件齊全;圖紙與文字說明齊全;照片與底片齊全;帳薄與憑證齊全。
3、凡是應歸檔的文件材料，要求字跡工整、清晰、不得用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩筆書寫或簽發(fā)文件。不符合要求者，應及時退回返工復制，以確保質量。
4、收集上半年度文件材料的立卷、歸檔工作，一般應于7月底前全部完成，科學技術項目完成后2 個月歸檔，并按要求辦理交接手續(xù)。
