熊鋼:如何依法做好新時期民營企業(yè)檔案工作

如何依法做好新時期民營企業(yè)檔案工作

近年來，湖北遠(yuǎn)安縣隨著企業(yè)改制的深化，非公有制經(jīng)濟(jì)已成為遠(yuǎn)安縣縣經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個重要增長點(diǎn)。伴隨著非公有制經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，民營企業(yè)對檔案工作的重要作用和需求也日益顯現(xiàn)。在目前新的形勢下，作為縣級檔案行政管理部門如何依法建立健全企業(yè)檔案法規(guī)體系、按照科學(xué)發(fā)展的要求積極引導(dǎo)推進(jìn)新時期民營企業(yè)檔案工作，規(guī)范企業(yè)歸檔機(jī)制、完善業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高服務(wù)民營企業(yè)檔案工作管理水平。將成為檔案行政管理部門面臨的一個新課題。

一、遠(yuǎn)安縣民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀

遠(yuǎn)安縣非公有制民營企業(yè)經(jīng)濟(jì)在縣委、縣政府的高度重視下，不斷迅猛發(fā)展壯大，特別是以湖北東圣化工集團(tuán)有限公司、湖北楚園春酒業(yè)有限公司、宜昌花林水泥有限公司、宜昌森源香菇有限責(zé)任公司、遠(yuǎn)安永安車橋有限責(zé)任公司等多家龍頭企業(yè)的迅猛發(fā)展，已成為遠(yuǎn)安縣社會主義市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分和促進(jìn)社會生產(chǎn)力發(fā)展的重要力量，各企業(yè)在抓好自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時，更注重企業(yè)檔案的建檔管理工作，特別是對民營企業(yè)職工勞動合同、養(yǎng)老保險、醫(yī)保、計生、特殊工種等與企業(yè)職工切身利益息息相關(guān)的各門類檔案的建檔工作。截至2014年底，我縣民營企業(yè)6949家，從業(yè)人員36862人。其中規(guī)模以上(2000萬元以上)工業(yè)企業(yè)51家。現(xiàn)有100多家建立了檔案，實行檔案規(guī)范管理A級3家。

二、遠(yuǎn)安縣民營企業(yè)檔案工作存在的問題

民營企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)和不可替代的信息資源，民營企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理，需要以良好的檔案工作為支撐和保障。就我縣民營企業(yè)來講，大多數(shù)企業(yè)還不了解檔案對企業(yè)的重要作用，由于企業(yè)資產(chǎn)非國有，企業(yè)管理自主性強(qiáng)，組織形式多樣，行業(yè)門類繁多，涉及面廣，企業(yè)規(guī)模差異較大，既有實力雄厚的高科技企業(yè)，也有民間作坊式企業(yè)，一切活動都以增效贏利為目的。檔案管理已達(dá)到較高水平示范企業(yè)也是少數(shù)。從我縣民營企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀和筆者所調(diào)查的情況分析，可歸納為以下幾點(diǎn);

1、民營企業(yè)業(yè)主檔案意識淡薄，歸檔困難。一是一些民營企業(yè)業(yè)主的檔案管理意識還不夠強(qiáng)，認(rèn)為民營企業(yè)的檔案沒有多大作用，不會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，只重經(jīng)濟(jì)效益、輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。民營企業(yè)業(yè)主有經(jīng)營企業(yè)的思路，但無檔案管理的理念。對檔案工作的意義及其重要性了解甚少。從深入調(diào)查中看到，民營企業(yè)注重經(jīng)濟(jì)效益，不懂得檔案工作對企業(yè)全面發(fā)展的綜合作用。對檔案工作關(guān)注不到位。由于民營企業(yè)業(yè)主對檔案工作缺乏認(rèn)識，檔案意識薄弱，往往都把眼光盯準(zhǔn)了怎么獲得最大的利益，而忽視“沒用、花錢、費(fèi)神”的檔案工作。因為他們平時的主要精力都放在怎樣抓好企業(yè)發(fā)展、怎樣給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，根本沒有時間去接觸檔案，在他們眼里認(rèn)為把文件放到辦公室就算歸檔了，對于檔案抱著可有可無的態(tài)度，使檔案管理工作長期無法走上正常軌道。只是追求短期效益，沒有長遠(yuǎn)發(fā)展的科學(xué)管理觀念。二是一些小型民營企業(yè)檔案工作處于自然管理的狀態(tài)。企業(yè)沒有建立健全檔案管理工作制度，無章可循、無約束機(jī)構(gòu)，檔案工作的收集與管理沒有實現(xiàn)規(guī)范，因而造成了檔案材料的保管不集中，誰負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)誰保管，造成檔案材料的大量流失，由于檔案材料不能做到及時收集，直接影響著企業(yè)的全面深入發(fā)展。財力投入少，沒有專人負(fù)責(zé)，有的企業(yè)甚至沒有檔案室，檔案管理處于“五無”(即無機(jī)構(gòu)、無人員、無庫房、無設(shè)備、無經(jīng)費(fèi))的狀態(tài)。核心文件零散的放在企業(yè)業(yè)主和部門負(fù)責(zé)人手里，有些單位雖然購買了檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟，導(dǎo)致設(shè)備沒有起到作用。三是檔案管理工作人員變動頻繁，文件材料收集不全，歸檔困難。隨著民營企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的頻繁和對外交往的日益增多。文件材料載體和內(nèi)容都發(fā)生了較大變化。尤其是檔案管理工作人員變動頻繁，在辦事流程及日常工作中自主性較大，某些項目的審批，企業(yè)往往是先斬后奏，導(dǎo)致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。諸如工程建設(shè)、大型設(shè)備儀器的圖紙、圖樣合同、協(xié)議、聯(lián)絡(luò)書、備忘錄等。如果沒有專門的人員負(fù)責(zé)跟蹤監(jiān)督，很容易出現(xiàn)文件收集不全、丟失的情況，更別提完整歸檔了，造成了檔案歸檔困難。

2、檔案人員缺乏檔案專業(yè)知識。現(xiàn)在的民營企業(yè)里，大多是兼職的檔案員，加上檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低。專、兼職檔案人員沒有參加系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案專業(yè)知識，根本不知道怎么來對企業(yè)的各個門類檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。

3、民營企業(yè)與檔案行政管理部門聯(lián)系少，造成本企業(yè)檔案缺乏業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和宏觀管理。由于民營企業(yè)大多數(shù)都是家族式企業(yè)，檔案管理條件也大多是參差不齊，規(guī)模大的企業(yè)對檔案的保管稍微強(qiáng)點(diǎn)，至少還有兼職檔案員來管理各自手里的文件材料，可相對一些規(guī)模小的企業(yè)來說，檔案資料也都是誰辦就在誰手里，會議文件材料在辦公室、工會文件材料工會主席手里、會計文件材料也就在會計手里，如：涉及職工利益的勞動合同、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、工資、考核、技能評定、獎勵和處分等相關(guān)材料都在具體辦事人手中，隨意性太大，根本就沒有對其相關(guān)文件進(jìn)行登記和歸檔，可說是隨意亂丟，真正在要使用時，也不知道到哪里去查找，有的還造成檔案資料的不齊全和流失。這些問題都直接影響到檔案工作的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)和有效開發(fā)利用。再就是由于一些企業(yè)不注意收集有關(guān)本企業(yè)特色和企業(yè)文化等方面的相關(guān)材料，也不曾對其進(jìn)行系統(tǒng)的編研或者由于收集、整理、信息轉(zhuǎn)換等原因，造成企業(yè)的編研資料信息失實、失準(zhǔn)，也間接影響了檔案的利用水平。

三、依法做好民營企業(yè)檔案工作的建議和措施

現(xiàn)就針對目前民營企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)中存在的一些問題提出幾點(diǎn)建議。

1、加大宣傳力度，進(jìn)一步增強(qiáng)民營企業(yè)建檔意識，提高依法治檔自覺性。向民營企業(yè)大力宣傳《檔案法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，使民營企業(yè)業(yè)主懂得檔案、重視檔案，特別是要大力宣傳民營企業(yè)檔案工作方面的法律法規(guī)、規(guī)章、制度，使他們真正認(rèn)識到民營企業(yè)建檔的重要性和迫切性。引導(dǎo)企業(yè)建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)檔案工作。一是管理意識引導(dǎo)。管理是關(guān)系民營企業(yè)興衰的根本，忽視檔案工作民營經(jīng)濟(jì)的管理，將成為無源之水，新形勢下，企業(yè)只有加強(qiáng)管理才能在殘酷的市場競爭中立足，民營企業(yè)的檔案意識也只有在植根于宏觀管理觀念的土壤里才可能生長發(fā)育。二是逆向思維引導(dǎo)。我們無法正確估計出檔案為企業(yè)產(chǎn)生多大效益，但滯后的檔案工作必定是制約民營經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵因素，沒有完善的檔案管理，民營經(jīng)濟(jì)發(fā)展就會留下致命的漏洞。民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄，它反映了民營企業(yè)成長與發(fā)展的歷程，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源。建立健全檔案工作對民營企業(yè)提升整體管理水平、維護(hù)企業(yè)和職工合法權(quán)益、規(guī)避市場風(fēng)險、提高經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要作用。民營企業(yè)在決策上的特點(diǎn)使它在投入和自身建設(shè)上具有排他心里，因此，我們可從側(cè)面的角度來激發(fā)民營企業(yè)建檔熱情，積極引導(dǎo)他們對檔案工作進(jìn)行規(guī)范建檔，提高依法治檔自覺性。

2、抓好培訓(xùn)，提高民營企業(yè)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。搞好民營企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是提升企業(yè)建檔水平的重要一步，也是推動民營企業(yè)檔案工作健康發(fā)展的關(guān)鍵。那么，我們就要從民營企業(yè)實際出發(fā)，對民營企業(yè)開展有針對性、實用性、操作性強(qiáng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使兼職檔案員能盡快地進(jìn)入角色，為民營企業(yè)檔案工作的開展打好堅實的基礎(chǔ)。

3、努力做好民營企業(yè)檔案工作。為確保民營企業(yè)檔案工作的健康發(fā)展。作為檔案行政管理部門，要依法引導(dǎo)和促進(jìn)民營企業(yè)做好檔案工作。把建立健全檔案工作列入民營企業(yè)經(jīng)營者的議事日程，強(qiáng)化對資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信譽(yù)、知識產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面文件材料的收集。建立健全本企業(yè)職工在工作中形成的履歷、鑒定、工資、考核、技能評定、獎勵和處分等方面的企業(yè)職工檔案。完善企業(yè)職工養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險和住房公積金等方面的檔案。依法制定檔案管理工作各項規(guī)章制度，采取有效措施，確保檔案歸檔齊全、整理規(guī)范、保管安全、利用便捷。從民營企業(yè)的實際情況出發(fā)，依法加強(qiáng)檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督和服務(wù)。一是摸清管理范圍內(nèi)的民營企業(yè)數(shù)量和規(guī)模、行業(yè)等情況;二是爭取政府及人社局等相關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文，加強(qiáng)民營企業(yè)檔案工作;三是做好基礎(chǔ)服務(wù)。開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、有計劃、有針對性的分類開展無償培訓(xùn)檔案人員。制定完善檔案工作制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上建立起檔案工作;四是示范服務(wù)，確立試點(diǎn)，重點(diǎn)扶持、以點(diǎn)帶面;五是登門服務(wù)，因企業(yè)的實際需要，提供及時的分類指導(dǎo);六是在企業(yè)自愿的原則下，積極指導(dǎo)民營企業(yè)參加相應(yīng)等級的民營企業(yè)檔案工作規(guī)范管理等級認(rèn)定活動，提高民營企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理水平。同時民營企業(yè)檔案工作應(yīng)納入依法治檔的重要內(nèi)容，盡快建立和完善檔案法規(guī)體系，使民營企業(yè)檔案管理有法可依。使我縣民營企業(yè)檔案工作得到健康、快速發(fā)展。

湖北遠(yuǎn)安縣人社局 熊鋼