1.目 的
1.1保守檔案機密。檔案機密是企業(yè)機密的一部分。對檔案信息進行妥善保管，能有效地保守機密。
1.2維護員工檔案信息材料的完整性，防止材料丟失損壞，這是檔案管理的主要任務。
1.3便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
2.基本內容
建立健全保管制度是員工檔案信息有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度。
2.1材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后，將新材料放入檔案。
2.2檢查核對制度。檢查與核對是保證員工檔案信息完整性。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
突發(fā)事件之后，對有些檔案發(fā)生疑問之后。
2.3轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：
?、偃〕鰬D走的檔案;②在檔案底賬上注銷;③填寫《轉遞員工檔案信息材料的通知單》; ④按發(fā)文要求包裝、密封。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
3.員工檔案利用制度
3.1建立員工檔案信息利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
3.2建立員工檔案信息利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
4.人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
4.1查閱;這是人事檔案利用的主要方式。
4.2借出使用。借出須滿足一定的條件，比如：本領導需要查閱員工檔案信息;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
4.3出具證明材料。這也是員工檔案信息部門的功能之一。出具的證明材料可以是員工檔案信息部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料，也可以是員工檔案信息材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
5.員工檔案信息利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護員工檔案信息完整安全的重要保證。
5.1查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后，由員工檔案信息部門審核批準。員工檔案信息部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。
5.2外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。 再次員工檔案信息部門對其進行審核、批準。 然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。
最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。
5.3出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由員工檔案信息部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章;其次，員工檔案信息部門按照有關規(guī)定，結合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由員工檔案信息部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
