為了做好安全培訓工作，規(guī)范安全培訓檔案管理，根據《安全生產法》、《生產經營單位培訓規(guī)定》集團公司的規(guī)定和要求，結合公司實際，制定本制度。
設置專門的從業(yè)人員安全培訓檔案室檔案柜等設備、設施以及防火、防盜器材，防止檔案丟失、壞損。配備熟悉業(yè)務的專職檔案管理員1人，負責從業(yè)人員安全培訓檔案的收集、整理、維護、使用、保管等工作。檔案必須做到統(tǒng)一規(guī)格、式樣，選擇檔案盒或檔案夾的裝載方式進行存放。公司主要負責人、安全生產管理人員、特種作業(yè)人員、班組長和其他從業(yè)人員的安全培訓檔案，必須做到一人一檔，分類存放。安全培訓檔案應進行編碼管理。編碼方法應一致，力求簡單，便于查找。安全培訓檔案管理人員和其他安全培訓管理人員，必須熟練掌握本單位編碼規(guī)則。新調入的人員要及時建立安全培訓檔案。
安全培訓檔案不得復制、復印、抄錄，確需復制、復印、抄錄的，經檔案管理人員核對無誤后，由安全培訓檔案管理部門在復制、復印、抄錄件上標注“與原件內容一樣”字樣，并由經辦人簽字、加蓋安全培訓管理部門公章。
安全培訓檔案不得外借，確因工作需要外借的，必須嚴格履行借閱登記手續(xù)，并按期歸還。借用檔案的人員，不得損毀、丟失和抽取、拆散檔案，不得自行轉借、復印。
培訓科是安全培訓檔案管理的責任部門，設專人負責安全培訓檔案、培訓機構培訓檔案的日常管理工作;嚴格按照制度要求進行管理，若檔案管理不規(guī)范，上級檢查時不能及時提供相應安全培訓資料的，或者安全培訓檔案、資料不符合本制度規(guī)定的，按公司有關規(guī)定考核。情節(jié)嚴重的追究責任部門或有關責任人的責任。
檔案管理員應每日對檔案室進行一次巡查，確保檔案存放地點的安全，并每月對所存放檔案進行一次全覆蓋的檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)有所損壞的文件或設備要及時進行修復和修理。
根據相關的安全培訓檔案管理規(guī)定對已超過保管期限的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案進行銷毀。對銷毀檔案的鑒定，應由相關分管領導，部門負責人及相應上級管理單位、檔案部門技術人員和有關人員組成的的鑒定小組負責鑒定工作，對煤礦企業(yè)主要負責人和安全生產管理人員的煤礦企業(yè)安全培訓檔案應當保存三年以上，對特種作業(yè)人員的煤礦企業(yè)安全培訓檔案應當保存六年以上，其他從業(yè)人員的煤礦企業(yè)安全培訓檔案應當保存三年以上。凡是應銷毀的檔案應先逐件登記造冊，經批準，方可銷毀，毀時應派兩名職工負責鑒銷。
