陜煤化工集團(tuán)澄合煤業(yè)公司董家河煤礦黨政辦公室 任愛(ài)英

用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，是現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理的必然趨勢(shì)。隨著社會(huì)的發(fā)展與企業(yè)的進(jìn)步，在管理工作中新理念和新技術(shù)逐步的推廣和普及，文書(shū)檔案作為綜合檔案里的一個(gè)重要組成部分，它的管理模式和管理方法也要發(fā)生進(jìn)步的變化，從提高文秘工作的質(zhì)量和文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)化處理以及快速、準(zhǔn)確的利用文書(shū)檔案信息等方面，不斷的體現(xiàn)了文檔一體化的優(yōu)越性和科學(xué)性，給文檔工作者帶來(lái)一個(gè)科學(xué)化管理的新定位?，F(xiàn)就強(qiáng)化文秘工作與檔案工作一體化，規(guī)范文檔銜接，提高企業(yè)文書(shū)檔案質(zhì)量來(lái)作詳細(xì)的闡述。

一、用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化的好處

用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化，必須用OA與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)去工作。將辦公系統(tǒng)中的文件內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)中來(lái)，直接變成檔案，對(duì)不能導(dǎo)的個(gè)別文件采取掃的辦法。即方便又省時(shí)、省力、還能達(dá)到減人提效的目的。避免綜合檔案管理員只知其表象，重復(fù)低質(zhì)勞動(dòng)。但要十分注意做好檔案利用權(quán)限的管理工作，我們所說(shuō)的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時(shí)間內(nèi)為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，而對(duì)另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的辦法，用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)信息這條“高速公路”，來(lái)實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化目標(biāo)，充分發(fā)揮企業(yè)文書(shū)檔案信息資源的作用。

二、從思想觀念和實(shí)踐理論兩個(gè)方面分析文檔一體信息化服務(wù)向縱深發(fā)展的障礙

1、從思想觀念上分析：

目前，文檔一體信息化服務(wù)并沒(méi)有取得理想的效果，辦公過(guò)程中引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，必然會(huì)對(duì)現(xiàn)行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，機(jī)關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種公文處理模式，要一下子改變?cè)械墓ぷ鞣绞胶土?xí)慣，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行公文處理，對(duì)某些領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員之間產(chǎn)生疑問(wèn)和抵觸情緒，妨礙辦公管理系統(tǒng)的應(yīng)用，因此做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變觀念統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，是推行辦公自動(dòng)化的必要條件，而有的企業(yè)單位雖然投入計(jì)算機(jī)不少，但對(duì)于辦公自動(dòng)化概念的宣傳和理解產(chǎn)生了誤區(qū)，過(guò)于片面強(qiáng)調(diào)辦公過(guò)程的自動(dòng)化，例如：在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚不完善，僅僅靠獨(dú)立的個(gè)人計(jì)算機(jī)完成簡(jiǎn)單的文字處理和表格處理，或者利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行簡(jiǎn)單的郵件交換，這并不能大幅度的提高用戶的工作效率。

2、從實(shí)踐理論上分析：

到目前為止，許多企業(yè)的文秘工作與檔案工作還實(shí)行的是分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無(wú)意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作工作人員的檔案意識(shí)淡薄，只考慮當(dāng)前的工作，檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，導(dǎo)致二者在銜接過(guò)程中出現(xiàn)許多脫節(jié)之處，出現(xiàn)諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這直接影響了企業(yè)文書(shū)檔案的建檔質(zhì)量。下面筆者談一下好多企業(yè)檔案建檔過(guò)程中遇到的種種問(wèn)題

一是版面記錄不全，附件不規(guī)范。在日常檔案管理中常常遇到歸檔文件只有主題詞而無(wú)抄送抄發(fā)單位，不標(biāo)明印發(fā)部門和發(fā)文時(shí)間，甚至沒(méi)有版記，尤其是主題詞的選用不準(zhǔn)確或自擬自編，給文件規(guī)歸檔擬寫案卷標(biāo)題增加了操作難度。有的“附件”字樣標(biāo)識(shí)不當(dāng)，正文和附件的名稱、序號(hào)不一致，附件單獨(dú) 裝訂時(shí)不標(biāo)識(shí)正文字號(hào)和排列序號(hào)，嚴(yán)重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。

二是原始稿件不全，編號(hào)不規(guī)范。歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號(hào)差錯(cuò)，鉛筆或圓珠筆撰寫，不經(jīng)過(guò)復(fù)印就用傳真原件歸檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值，使檔案的真實(shí)性難以保障。

三是紙張不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范。相當(dāng)一部分單位還在繼續(xù)延用過(guò)去的16開(kāi)型紙。即使同樣是16開(kāi)的紙張，也有大16開(kāi)和小16開(kāi)型紙，搞的文件大小還不一致，印刷裝訂中容易發(fā)生掉頁(yè)、漏頁(yè)、壓字等問(wèn)題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。
四是文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范。出現(xiàn)“決定”和“意見(jiàn)”不分，“通知”和“通告”混用，有的該用“請(qǐng)示”卻用了“報(bào)告”，有的“報(bào)告”中夾雜著“請(qǐng)示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個(gè)文種合二為一成“請(qǐng)示報(bào)告”，越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，有校對(duì)無(wú)復(fù)核，不登記就印發(fā)等無(wú)序現(xiàn)象，從而為正確歸檔留下了后患。

三、提高企業(yè)文書(shū)檔案質(zhì)量的對(duì)策及建議

出現(xiàn)上述問(wèn)題，表面上看，大多少發(fā)生在產(chǎn)生公文這一重要環(huán)節(jié)上，實(shí)際上它反映了由公文向檔案轉(zhuǎn)化的“兩張皮”問(wèn)題。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料又主要來(lái)源于公文，公文是檔案的前身。公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說(shuō)沒(méi)有高質(zhì)量的公文就不會(huì)有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上。可見(jiàn)，現(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個(gè)整體。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”管理模式應(yīng)運(yùn)而生，用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，反映了現(xiàn)代科學(xué)管理的必然趨勢(shì)。結(jié)合自己多年的工作實(shí)際，提出幾點(diǎn)建議。

一是組織機(jī)構(gòu)合并，培養(yǎng)文檔工作者

“文檔一體化”的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。每一個(gè)文秘人員的頭腦中必須要有“檔案意識(shí)，不僅為當(dāng)前的工作服務(wù)，還要為檔案的要求所考慮，規(guī)范辦理好每一份公文。要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)也減少了檔案部門的工作程序，避免無(wú)渭的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。

二是明確部門職責(zé)，檔案立卷前移

“文書(shū)部門立卷”是《中華人民共和國(guó)檔案法》已經(jīng)明確了的基本制度。文秘人員要按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求，對(duì)辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法及時(shí)編寫“案卷類目”，“及時(shí)整理（立卷)、歸檔”，使文件的立卷工作日常化。會(huì)議文件應(yīng)該在會(huì)前收集全材料，會(huì)后及時(shí)立卷歸檔，切忌拖拉積壓。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進(jìn)行分門別類的管理，要及時(shí)收集歸檔，協(xié)辦單位只保存復(fù)印件或副本，既方便平時(shí)查閱，又利于年終立卷。當(dāng)遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位時(shí)，主管單位要負(fù)責(zé)將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時(shí)進(jìn)行清交，確保檔案材料的完整性。

三是強(qiáng)化制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理

建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文，要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)，這是“全過(guò)程管理”的前提。文秘人員要有質(zhì)量第一觀念。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進(jìn)行復(fù)核。
制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)要修改實(shí)質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)該按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上也要嚴(yán)格按《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》標(biāo)準(zhǔn)把握。要正確選用主題詞，自覺(jué)保存原稿或修改稿，不用鉛筆或圓珠筆撰寫或修改公文，傳真件要經(jīng)過(guò)復(fù)印后再歸檔，保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價(jià)值。

四是適當(dāng)投入，提高人員裝備和技術(shù)水平。

在建立一支有較強(qiáng)的政治覺(jué)悟和專業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊(duì)伍的同時(shí)，要配置“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn) “全過(guò)程管理”的關(guān)鍵。依靠這一系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都要體現(xiàn)檔案工作的具體要求，使文檔實(shí)體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高煤炭企業(yè)檔案質(zhì)量。
五、征得領(lǐng)導(dǎo)重視和工作人員的支持

信息化雖然成為整個(gè)社會(huì)的共識(shí)，但要用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化要上下達(dá)成共識(shí)才能實(shí)現(xiàn)，因?yàn)檩^高的費(fèi)用、相關(guān)知識(shí)的匱乏等，在目前形式下，單靠信息中心的領(lǐng)導(dǎo)也很難搞，即要面對(duì)單位“一把手”的直接領(lǐng)導(dǎo)，又要面臨基層部門人員傳統(tǒng)觀念的阻力，在加上較高的費(fèi)用，由于這些原因?qū)е挛臋n一體化盲區(qū)。所以要采取積極有效的措施，通過(guò)宣傳媒體的宣傳，爭(zhēng)取取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與辦公人員的思想觀念的改變，為了使現(xiàn)代文檔工作有一個(gè)便捷的信息化平臺(tái)和暢通的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境而作不懈的努力，早日實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。

總之，隨著社會(huì)信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，企業(yè)文檔工作也要不斷發(fā)展，為了更好的做好企業(yè)文檔工作，盡早實(shí)施文檔一體化是非常有利的，目前有個(gè)別企業(yè)單位建立了局域網(wǎng)，推行OA與檔案數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，檔案利用者可以在自己的辦公室借助文檔一體化網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的檔案目錄，在允許的權(quán)限范圍內(nèi)，十分方便地查到所需要的文檔目錄原文，改變以往利用者必須到檔案室才能查閱檔案，即費(fèi)時(shí)又費(fèi)事還不一定齊全的狀況。因此，企業(yè)黨政辦公室應(yīng)抓住當(dāng)前有利機(jī)遇，克服畏難情緒，努力工作，同時(shí)爭(zhēng)取企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高文書(shū)檔案質(zhì)量。