1、地測(cè)科(防治水)形成的資料，各部門在利用過(guò)程中需要復(fù)制，必須填寫查閱復(fù)制記錄，并且要寫清楚利用目的、復(fù)制的份數(shù)。
2、需要復(fù)制測(cè)量成果資料檔案，必須由辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
3、文書檔案、地質(zhì)報(bào)告、重要圖件等資料需要復(fù)制利用，必須由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才能到地測(cè)科(防治水)辦理復(fù)制手續(xù)。
資料的審批、發(fā)放、回收、銷毀制度
1、地測(cè)科(防治水)根據(jù)規(guī)定建立填圖、打印、審批、發(fā)放、借閱、回收、移交、保管、銷毀等臺(tái)帳，認(rèn)真記錄，規(guī)范程序。
2、圖紙審核是保障礦圖質(zhì)量的先決條件，各種礦圖、各專業(yè)成果圖成圖后，要按照規(guī)程、圖例的要求，由技術(shù)員及負(fù)責(zé)人審查，根據(jù)不同報(bào)送對(duì)象和用途，經(jīng)地測(cè)科(防治水)科長(zhǎng)、地測(cè)副總工程師、礦長(zhǎng)簽字、蓋章后，方能供生產(chǎn)單位使用。
3、各類圖紙資料將組織有關(guān)人員對(duì)不同性質(zhì)的圖紙進(jìn)行定期審查，不斷充實(shí)積累完善各類圖紙和資料，以提高其使用價(jià)值，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。
4、地測(cè)科(防治水)內(nèi)部所有圖紙的打印、銷毀需經(jīng)技術(shù)員審查通過(guò)后方可打印或銷毀。
5、各單位使用地測(cè)相關(guān)圖紙時(shí)必須首先向地測(cè)科(防治水)科長(zhǎng)申請(qǐng)，經(jīng)科長(zhǎng)同意后方可提供，并詳細(xì)說(shuō)明圖紙使用名稱、數(shù)量、使用單位等并同時(shí)做好記錄。
6、所有工作人員未經(jīng)科長(zhǎng)批準(zhǔn)，不得隨意答復(fù)或?qū)D紙發(fā)放、借給他人使用，圖紙的發(fā)放要建立發(fā)放記錄臺(tái)賬。
7、各單位(包括公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo))索取或借閱圖紙資料必須首先向地測(cè)科(防治水)科長(zhǎng)聯(lián)系，然后由科長(zhǎng)通知對(duì)應(yīng)專用資料保管人員或有關(guān)業(yè)務(wù)主管，準(zhǔn)備所需相關(guān)圖紙資料的名稱、數(shù)量和使用時(shí)間，方可提供資料。索取資料人員必須事先由本人辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱地測(cè)圖紙。
8、外單位來(lái)我公司索取圖紙資料時(shí)，必須持有正式公函，寫明索取調(diào)閱抄錄名稱、范圍、用途，經(jīng)公司總工程師批準(zhǔn)，并經(jīng)地測(cè)科(防治水)科長(zhǎng)同意簽字后，方可借閱，否則一律拒借。
9、礦圖由專人負(fù)責(zé)保管，統(tǒng)一編號(hào)，分類登記，有目錄索引，查找方便，達(dá)到檔案化管理要求;圖紙存放在金屬檔案柜內(nèi)保管，防止資料受潮發(fā)霉，保管室內(nèi)配備防火器材，以保證圖紙資料的安全。
10、基本礦圖、技術(shù)報(bào)告附圖、科研項(xiàng)目附圖每年應(yīng)移交公司檔案室管理，并辦理移交手續(xù)。
11、對(duì)經(jīng)常使用圖紙的單位采取以舊換新的方法及時(shí)回收?qǐng)D紙，應(yīng)當(dāng)收回的圖紙一律收回，不能收回的做好登記，注明原因。對(duì)公司反饋來(lái)的交換圖等舊圖紙，建立登記記錄。收回的圖紙確定沒(méi)有利用價(jià)值的，經(jīng)科長(zhǎng)批準(zhǔn)用碎紙機(jī)的方法予以及時(shí)銷毀。
