1、地測科(防治水)形成的資料，各部門在利用過程中需要復(fù)制，必須填寫查閱復(fù)制記錄，并且要寫清楚利用目的、復(fù)制的份數(shù)。
2、需要復(fù)制測量成果資料檔案，必須由辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
3、文書檔案、地質(zhì)報告、重要圖件等資料需要復(fù)制利用，必須由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才能到地測科(防治水)辦理復(fù)制手續(xù)。
資料的審批、發(fā)放、回收、銷毀制度
1、地測科(防治水)根據(jù)規(guī)定建立填圖、打印、審批、發(fā)放、借閱、回收、移交、保管、銷毀等臺帳，認真記錄，規(guī)范程序。
2、圖紙審核是保障礦圖質(zhì)量的先決條件，各種礦圖、各專業(yè)成果圖成圖后，要按照規(guī)程、圖例的要求，由技術(shù)員及負責(zé)人審查，根據(jù)不同報送對象和用途，經(jīng)地測科(防治水)科長、地測副總工程師、礦長簽字、蓋章后，方能供生產(chǎn)單位使用。
3、各類圖紙資料將組織有關(guān)人員對不同性質(zhì)的圖紙進行定期審查，不斷充實積累完善各類圖紙和資料，以提高其使用價值，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
4、地測科(防治水)內(nèi)部所有圖紙的打印、銷毀需經(jīng)技術(shù)員審查通過后方可打印或銷毀。
5、各單位使用地測相關(guān)圖紙時必須首先向地測科(防治水)科長申請，經(jīng)科長同意后方可提供，并詳細說明圖紙使用名稱、數(shù)量、使用單位等并同時做好記錄。
6、所有工作人員未經(jīng)科長批準(zhǔn)，不得隨意答復(fù)或?qū)D紙發(fā)放、借給他人使用，圖紙的發(fā)放要建立發(fā)放記錄臺賬。
7、各單位(包括公司級領(lǐng)導(dǎo))索取或借閱圖紙資料必須首先向地測科(防治水)科長聯(lián)系，然后由科長通知對應(yīng)專用資料保管人員或有關(guān)業(yè)務(wù)主管，準(zhǔn)備所需相關(guān)圖紙資料的名稱、數(shù)量和使用時間，方可提供資料。索取資料人員必須事先由本人辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱地測圖紙。
8、外單位來我公司索取圖紙資料時，必須持有正式公函，寫明索取調(diào)閱抄錄名稱、范圍、用途，經(jīng)公司總工程師批準(zhǔn)，并經(jīng)地測科(防治水)科長同意簽字后，方可借閱，否則一律拒借。
9、礦圖由專人負責(zé)保管，統(tǒng)一編號，分類登記，有目錄索引，查找方便，達到檔案化管理要求;圖紙存放在金屬檔案柜內(nèi)保管，防止資料受潮發(fā)霉，保管室內(nèi)配備防火器材，以保證圖紙資料的安全。
10、基本礦圖、技術(shù)報告附圖、科研項目附圖每年應(yīng)移交公司檔案室管理，并辦理移交手續(xù)。
11、對經(jīng)常使用圖紙的單位采取以舊換新的方法及時回收圖紙，應(yīng)當(dāng)收回的圖紙一律收回，不能收回的做好登記，注明原因。對公司反饋來的交換圖等舊圖紙，建立登記記錄。收回的圖紙確定沒有利用價值的，經(jīng)科長批準(zhǔn)用碎紙機的方法予以及時銷毀。
