掘進(jìn)工程檔案資料是指所有井下施工的掘進(jìn)工作面生產(chǎn)、安裝、回撤及零星工程等不同形式的記錄。工程檔案管理是生產(chǎn)技術(shù)管理的重要組成部分，完整的檔案資料對(duì)工程管理、維護(hù)、改擴(kuò)建及今后相關(guān)工程設(shè)計(jì)、施工有著十分重要的、不可替代的作用。為進(jìn)一步規(guī)范掘進(jìn)工程檔案資料管理，結(jié)合《山東能源集團(tuán)煤礦生產(chǎn)技術(shù)專業(yè)考核辦法》，制定管理制度如下：
1、掘進(jìn)副總工程師是掘進(jìn)工程技術(shù)檔案管理工作的總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)掘進(jìn)技術(shù)檔案資料的審核和簽批。
2、生產(chǎn)科技術(shù)人員在掘進(jìn)副總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)掘進(jìn)工程技術(shù)檔案資料完善、修訂、歸檔及保存工作。
3、各施工單位的主管技術(shù)員是本單位施工技術(shù)檔案資料管理的具體負(fù)責(zé)人，按有關(guān)規(guī)定收集、填寫、整理技術(shù)檔案資料，并在規(guī)定的期限內(nèi)向生產(chǎn)科報(bào)送技術(shù)檔案資料。
4、遵循“一工程，一檔案”原則，掘進(jìn)工程技術(shù)檔案應(yīng)按以下資料進(jìn)行歸檔管理：
(1)工程檔案記錄表。
(2)設(shè)計(jì)圖紙。
(3)掘進(jìn)地質(zhì)說明書。
(4)開工通知單(改變施工通知單)。
(5)作業(yè)規(guī)程、措施及審批、復(fù)查記錄
(6)掘進(jìn)工作面安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收。
(7)工程竣工驗(yàn)收單。
如施工過程中出現(xiàn)貫通、過立交、改變施工、停工、復(fù)工等，應(yīng)將以上各類通知單歸檔管理。
5、生產(chǎn)科技術(shù)人員要按技術(shù)管理規(guī)定，按期完成生產(chǎn)報(bào)表、總結(jié)等技術(shù)資料，經(jīng)審核后上報(bào)上級(jí)部門并存檔。
6、所有工程技術(shù)檔案資料，由檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得私自保存和任意銷毀。
7、檔案管理人員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取有效措施，確保檔案完整和安全。
8、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦理移交，移交檔案時(shí)，雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核實(shí)，并履行簽字手續(xù)。
9、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制度和保密守則，維護(hù)檔案的完整和安全，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)。
10、建立檔案材料借閱登記簿，發(fā)生借閱時(shí)填寫齊全借閱事項(xiàng)，對(duì)不按時(shí)交回的檔案應(yīng)催繳。
11、配合好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門檢查工作，按規(guī)定提供規(guī)范檢查資料。
12、每月至少要對(duì)工程檔案資料進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并做好記錄。
