根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》的要求，為了做好檔案整理工作，特制定本制度。
第一條檔案整理的范圍和目的
檔案整理主要是指檔案部門按照一定的原則和方法，對(duì)文書或業(yè)務(wù)部門歸檔的檔案案卷進(jìn)行分類、排列、編號(hào)和編目。同時(shí)，還要對(duì)一些不符合質(zhì)量要求的案卷進(jìn)行必要的加工,以及對(duì)收集或接收的零散文件進(jìn)行立卷整理工作，將其內(nèi)容與成卷揭示出來，使可接收的案卷進(jìn)一步系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化，符合科學(xué)管理的要求。
第二條 整理工作內(nèi)容
對(duì)收集的零散文件按照規(guī)定和要求進(jìn)行組卷整理，這里的主要內(nèi)容是指對(duì)檔案案卷的整理。
1.檔案的分類：根據(jù)檔案的分類方案的各門類和載體，將檔案分成一定的類和屬類，以保證其本身固有的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。
2.檔案編目：是通過一定符號(hào)與數(shù)字，按照一定符號(hào)與數(shù)字、一定的格式要求，固定分類整理，揭示檔案的內(nèi)容與成分。
第四條整理工作要求
1.分類要求
分類必須遵循檔案的自然形成規(guī)律，根據(jù)企業(yè)職能和形成檔案的情況，對(duì)不同種類的檔案應(yīng)采取不同的分類方法，在同一層檔案的分類中采用的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)一致，檔案分類層次不宜過多，一般分二、三層即可。
2.編制分類方案要求
分類方案可用文字或圖表形式表明檔案的類和屬類，方案應(yīng)類別分明、文字簡(jiǎn)要、符合規(guī)范和要求，類和屬類之間要能容納本單位全部檔案的內(nèi)容。上位類定要包含它所屬的下位類，各同位之間只能并列、平行、不能交叉重疊。
3.檔案編號(hào)要求
檔案號(hào)包括：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)和頁(件)號(hào)，檔案編制的基本原則是：檔案號(hào)要完整;在同一個(gè)檔案室內(nèi)，全宗號(hào)不能重復(fù);同一個(gè)全宗內(nèi)，目錄號(hào)不能重復(fù);同一個(gè)案卷目錄內(nèi)，案卷號(hào)不能重復(fù);同一個(gè)案卷內(nèi)，頁(件)號(hào)不能重復(fù)。編號(hào)力求簡(jiǎn)明、概括、代字、代號(hào)均能表達(dá)一定內(nèi)容。
檔案號(hào)的編制結(jié)構(gòu)采用混合制。檔案一級(jí)類目統(tǒng)一用漢語拼音字母標(biāo)識(shí)，其他均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
4.編制目的要求
檔案人員要按照有關(guān)的規(guī)定根據(jù)需要編制必要的目錄、介紹和索引等檢索工具，并編制檔案資料匯編，為利用者提供便利。
