大磨嶺煤礦合同管理制度
編制人：陳全成 何永勝
根據(jù)《中華人民共和國合同法》及國家有關(guān)法律、法規(guī)，參照《煤炭分公司基建管理手冊》，結(jié)合大磨嶺煤礦實際情況，特制定本制度。
1、目的
規(guī)范我礦合同管理程序，明確管理職責(zé)，界定管理層面，防范經(jīng)營風(fēng)險，提高管理效能。
2 、適用范圍
本制度適用于大磨嶺煤礦基本建設(shè)期間所有經(jīng)濟活動
3 、定義
3.1合同：是指除勞動合同外，公司與平等主體的自然人、法人和其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
3.2合同管理：是指對合同立項、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。
4、管理體制、組織形式與相關(guān)規(guī)定
4.1 合同管理實行分級歸口管理與有限的集中控制相結(jié)合的管理體制
4.2 管理規(guī)定
4.2.1簽訂合同，除即時清結(jié)外，都必須采用書面形式。杜絕“履約在先，簽約在后”的現(xiàn)象，“嚴(yán)禁先干活，后補合同”的現(xiàn)象發(fā)生。
4.2.2 礦計劃科為合同歸口專業(yè)管理部門，負責(zé)全礦經(jīng)濟合同的管理、監(jiān)督、執(zhí)行。
4.2.3 需要以礦名義訂立各種具有履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部門。工程部為井巷工程合同的承辦部門;機電科為設(shè)備訂貨和安裝工程合同的承辦部門;安全科為安全合同的承辦部門;供應(yīng)科為材料供貨合同的承辦部門;綜合辦為對外事務(wù)辦理及民事合同的承辦部門。承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項目需要指定承辦人，借調(diào)、借用人員不得被指定為承辦人。
4.2.4審計部門依其職責(zé)對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行審計。
4.2.5合同簽訂之前應(yīng)當(dāng)經(jīng)財務(wù)、計劃部門，以及合同項目所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門審查會簽并報煤炭分公司計劃發(fā)展部牽頭會簽或?qū)徍恕?/p>
4.2.6 合同管理實行承辦部門負責(zé)制與審查會簽責(zé)任制相結(jié)合的責(zé)任制度。
4.2.6.1合同承辦部門對合同訂立、履行和執(zhí)行的全過程全面負責(zé)，合同承辦人為直接責(zé)任人。
4.2.6.2 審查會簽部門根據(jù)本部門職責(zé)及本辦法的規(guī)定，對合同項目中應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而未提出的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
4.2.7 礦所屬單位各職能部門及個人一律不得以自己的名義對外簽訂合同或者其它具有履約性質(zhì)的任何書面文件。
4.2.8 法定代表人不親自簽署而授權(quán)代理人簽署合同，應(yīng)當(dāng)辦理授權(quán)委托書。
4.2.9合同承辦部門和合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)分別建立合同臺帳，實行履約跟蹤統(tǒng)計報告責(zé)任制。
4.2.10 在合同的訂立、履行中，對有下列行為之一，且產(chǎn)生較大影響或嚴(yán)重后果的，由審計部門按照有關(guān)規(guī)定進行查處，并會同計劃部門追究責(zé)任部門負責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。
4.2.10.1 不按本辦法規(guī)定簽訂、履行合同的。
4.2.10.2 訂有重大缺陷或無效合同的。
4.2.10.3 審查人員延誤審查時間或未審出合同缺陷的。
4.2.10.4 不按法律或本辦法規(guī)定履行變更或解除合同職責(zé)的。
4.2.10.5 應(yīng)當(dāng)追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的。
4.2.10.6 提供虛假資料的。
4.2.10.7 不履行內(nèi)部管理程序、超越授權(quán)或濫用授權(quán)簽約的。
4.2.10.8 未按規(guī)定進行授權(quán)或擅自轉(zhuǎn)委托的。
4.2.10.9 與對方或第三人惡意串通、收受賄賂的。
4.2.10.10 泄露合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機密的。
4.2.10.11 延誤糾紛處理法定時效期間的。
4.2.10.12 在合同管理、簽訂、審核、履行過程中有其他失職行為的。
5、 職責(zé)
5.1 歸口管理部門職責(zé)
5.1.1 貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，為合同承辦部門提供法律服務(wù)。
5.1.2 建立健全合同管理制度，負責(zé)礦各類合同的管理、監(jiān)督、檢查考核各部門及所屬、所管單位合同執(zhí)行情況，對合同履行進行過程監(jiān)督。
5.1.3 參與有關(guān)合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理。
5.1.4 統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證、鑒證事宜，管理合同專用章。
5.1.5，負責(zé)建立合同管理臺帳，執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計及報告制度。
5.1.6 組織合同管理知識培訓(xùn)，負責(zé)合同承辦人員資格審查。
5.1.7 在會簽或參與重大合同談判過程中，負責(zé)審查合同主體、內(nèi)容、形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性。
5.2 合同承辦部門職責(zé)
5.2.1 負責(zé)合同立項，指定合同承辦人，進行可行性論證，意向接觸，資信調(diào)查，報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.2.2 組織合同的談判。
5.2.3 起草合同文本，并組織審查會簽。
5.2.4 組織合同的簽訂，辦理所需的法定代表人授權(quán)委托書。
5.2.5 負責(zé)合同的履行、變更、解除及糾紛處理。
5.2.6 負責(zé)合同檔案的管理。
5.2.7 負責(zé)所屬單位報送公司審核合同事項的辦理。
5.2.8 收集本辦法的執(zhí)行情況信息，并按公司年度制度建設(shè)計劃，提出修改意見。
5.3 合同審查會簽部門職責(zé)
5.3.1 財務(wù)部門負責(zé)對合同的價款、支付方式的合理性、可行性，資金預(yù)算及來源的可靠性，財務(wù)手續(xù)的合法性、合規(guī)性，擔(dān)保財產(chǎn)合法、安全性進行審查;對合同變更或解除的經(jīng)濟性進行評估，出具書面意見。
5.3.2 審計部門負責(zé)對合同涉及的資金來源、使用及資產(chǎn)所有權(quán)、動用審批手續(xù)的合法性以及合同價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性進行審查。
5.3.3 相關(guān)業(yè)務(wù)部門按本部門職責(zé)，負責(zé)對合同所涉及本部門業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政府文件規(guī)定等問題提出審查意見。
5.3.4 計劃部門審查會簽職責(zé)，按本辦法5.1.7的規(guī)定執(zhí)行。
5.4 合同承辦人職責(zé)
承辦人應(yīng)對合同自商約時起至履行完畢止的全過程負責(zé)，對期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題，按國家有關(guān)法律法規(guī)及本辦法的規(guī)定，須及時與本部門負責(zé)人、計劃部門進行協(xié)商，并以承辦人為主進行處理。
6 、程序
6.1 合同簽訂程序
6.2 資信調(diào)查, 確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力，范圍包括：
1)具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照及其他權(quán)利能力證明文件，且真實有效。涉及專營許可的，具備相應(yīng)的許可證明文件;涉及資質(zhì)要求的，具備相應(yīng)的資質(zhì)(等級)證書。
2)經(jīng)營范圍能夠充分滿足合同項目的需要。
3)具有履約能力，必要時應(yīng)索取其經(jīng)審計的財務(wù)報表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關(guān)文件。
4)具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無嚴(yán)重違約事實;在簽署本合同時，未涉及可能影響本合同履行的重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件。
5)在簽署本合同時，不存在任何司法機關(guān)、仲裁機構(gòu)或行政機關(guān)作出的任何對履行本合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序。
6)其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項。
6.3 對不符合前款規(guī)定的當(dāng)事人，如果必須與其簽訂合同時，應(yīng)由其提供合法、真實、有效的擔(dān)保。
6.4 草擬合同文本
凡國家、行業(yè)、公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際需要予以適用或借鑒。
6.5 合同必備條款包括標(biāo)的(規(guī)格、型號、數(shù)量或具體事項)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求、履行期限、地點、方式、價款與支付方式或合作條件、雙方權(quán)利與義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。
6.6 具有支付條件的合同，預(yù)付款原則上不超過合同總價款的30%;合同它方應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)擔(dān)保。
6.7 合同有效期限應(yīng)至合同所有權(quán)利義務(wù)履行完畢之日止。
6.8 合同文本份數(shù)按實際需要確定，但我方至少保證承辦部門存檔、財務(wù)付款手續(xù)留存、計劃部門備案各一份。
6.9談判
重大合同應(yīng)組成談判小組進行談判，一般應(yīng)有財務(wù)、技術(shù)、法律、審計及與合同內(nèi)容相關(guān)的其他部門人員參加，承辦部門負責(zé)組織和確定具體人員范圍。
6.9.1召開準(zhǔn)備會議，明確談判事項，確定談判原則、策略、重點及主談人員，統(tǒng)一部署。
6.9.2 承辦人對談判中遇到的重大問題，應(yīng)及時向本部門負責(zé)人匯報，必要時向本部門分管領(lǐng)導(dǎo)請示。
6.9.3 談判結(jié)束后，承辦人制作談判備忘錄，并經(jīng)我方全體參加人員簽字確認(rèn)。備忘錄應(yīng)記載以下內(nèi)容：
1)準(zhǔn)備會議情況，包括會議時間、參加人員、形成的一致意見、聲明保留意見、法律意見、需要請示承辦單位負責(zé)人、分管副礦長、礦長或法定代表人的事項等。
2)談判情況，包括進展情況、取得的成果、雙方存在的主要分歧，以及下一步我方談判人員提出的應(yīng)對意見。
6.10 審查會簽
6.10.1 承辦人填制審查會簽單，附合同草案，他方當(dāng)事人的資信狀況證明材料，送會簽部門審查。
6.10.2 審查部門應(yīng)提出具體的審查意見，如有必要，可附書面審查意見返回承辦部門。如沒有具體意見，應(yīng)按職責(zé)在會簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見，并由審核人簽字。
1) 審查意見書應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同名稱、承辦部門、送審日期、審查意見、審查人、部門負責(zé)人簽字。
2) 合同簽審部門對合同的審核期限，一般不超過兩個工作日。對特別重大、復(fù)雜合同的審查，一般不超過四個工作日。
6.10.3 審查會簽意見處理
1) 根據(jù)合同所涉及項目的具體情況，經(jīng)承辦人與審查人溝通，由承辦人按雙方取得共識的意見，修改合同草案。
2) 出于項目本身需要及各種客觀條件的限制，對于承辦人認(rèn)為無法采納的意見，應(yīng)向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，由本部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否采納。
3) 承辦人應(yīng)將審查會簽意見處理情況如實填記錄，對未予采納的意見，應(yīng)注明原因。
6.10.4 審批
6.10.4.1 歸口管理部門審核、編號后，由承辦人將合同草案及相關(guān)資料送部門分管副礦長簽署意見后，報礦長審批。礦長認(rèn)為必要的，在簽署意見后送法定代表人審批。
6.10.4.2 礦長或法定代表人，根據(jù)《立項登記審批表》記載的事項、部門意見及相關(guān)情況，決定是否批準(zhǔn)。
6.10.5 簽署
6.10.5.1 承辦人對合同逐頁簽字后，送法定代表人簽署。
6.10.5.2 法定代表人授權(quán)委托代理人簽署的，應(yīng)由承辦人會同合同歸口管理部門辦理授權(quán)委托書。
6.10.5.3 法定代表人或受托人簽署后，送歸口管理部門加蓋合同專用章。承辦人應(yīng)將合同副本、授權(quán)委托書(各1份)留存歸口管理部門備案。
6.10.5.4 合同他方由代理人承辦、代簽合同的，應(yīng)索取其法定代表人授權(quán)委托書。
6.10.5.5 根據(jù)法律規(guī)定或當(dāng)事人之間的約定，辦理合同鑒證、公證或?qū)徟浒甘掷m(xù)
7.合同的執(zhí)行監(jiān)控管理
7.1合同過程監(jiān)控是指計劃科會同承辦部門對合同實施過程中的重點內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié)實施監(jiān)測與控制，及時發(fā)現(xiàn)和處理合同實施中的問題或隱患，防控法律風(fēng)險的管理過程。
7.2合同監(jiān)控內(nèi)容：
包括資金預(yù)算執(zhí)行、進度監(jiān)控、質(zhì)量控制、糾紛處置等，關(guān)鍵環(huán)節(jié)包括合同款收付、器材設(shè)備驗收、合同成果交驗等。
7.3計劃科設(shè)合同管理專員針對每份合同建立臺帳，填寫合同履行情況登記表(附件1)。
7.4合同承辦人員配合計劃科合同管理專員應(yīng)跟蹤了解合同對方當(dāng)事人的基本情況，當(dāng)發(fā)生下列情況時及時向本部門報告：
7.4.1對方當(dāng)事人名稱、法定代表人、銀行賬號、經(jīng)營場所、聯(lián)系方式等發(fā)生變更;
7.4.2對方當(dāng)事人授權(quán)代表調(diào)離、離職、開除等;
7.4.3對方當(dāng)事人或者其控制人財務(wù)狀況惡化，開始出現(xiàn)拖欠款項;
7.4.4對方當(dāng)事人陷入重大法律糾紛，可能影響其正常經(jīng)營。
7.4.5其他有可能對正常履約造成負面影響的情況。
7.5計劃科在了解對方當(dāng)事人的基本情況變化后，應(yīng)對該事項的影響進行評估。對可能造成較大風(fēng)險的事項，應(yīng)及時向礦主管領(lǐng)導(dǎo)回報，必要時向煤炭分公司計劃部及企業(yè)法律顧問咨詢處理方案。
7.6對于業(yè)務(wù)往來較多、累計合同額較大或單筆合同數(shù)額較大的合同對方當(dāng)事人，計劃科經(jīng)請示礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以獨立地對它展開資信調(diào)查。
7.7計劃科合同管理員每月向合同承辦人員或合同對方當(dāng)事人了解履約進度情況，并填寫合同履行情況登記表相應(yīng)部分。
7.8財務(wù)科每月與計劃科就合同款支付情況進行對賬，合同管理員據(jù)此填寫合同履行情況登記表相應(yīng)部分。
7.9財務(wù)科在支付合同款時，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定辦理，特別注意款項類別(如貨款、工程款、定金、預(yù)付款等)必須與合同約定一致。出具發(fā)票或收據(jù)或向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)賬或匯款時，在單據(jù)空白處標(biāo)明對應(yīng)的合同編號。
7.10支付與合同約定條款不符并且可能有損我方利益的款項，需要具有高一級審批權(quán)限的負責(zé)人批準(zhǔn)方可辦理。
7.11合同標(biāo)的的驗收按照合同約定驗收標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定辦理。驗收人員應(yīng)按照合同約定的驗收條件清點合同標(biāo)的物，向?qū)Ψ疆?dāng)事人出具接收清單。接收清單一式兩份，對方一份，合同承辦部門一份，計劃科一份與合同一并保存。對于不符合合同約定的事項，應(yīng)在清單上說明。如果與合同約定嚴(yán)重不符，驗收人員應(yīng)拒收貨物。
7.12驗收后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的，應(yīng)及時向該合同的負責(zé)人報告，由合同負責(zé)人填寫質(zhì)量異議函及其相關(guān)材料應(yīng)在合同承辦部門及計劃科保存。
7.13合同承辦部門應(yīng)確保合同標(biāo)的物質(zhì)量符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)并保留合法證據(jù)。
7.14定購設(shè)備交貨時，我方承辦人員應(yīng)在收貨清單上簽字，清單上應(yīng)包括品名、型號、廠家、數(shù)量以及隨設(shè)備提供的文件資料清單等。收貨清單原件應(yīng)在合同承辦部門及計劃科與合同一起保。
7.15合同履行過程中雙方提出變更的，要以書面方式為準(zhǔn)，按我方內(nèi)部合同管理程序?qū)徟夂螅娇勺兏贤?。合同承辦人員不得擅自決定變更履約內(nèi)容。
7.16合同承辦部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)下列情況時，應(yīng)及時向計劃科通報，共同處理后續(xù)事宜。
7.16.1對方當(dāng)事人出現(xiàn)重大財務(wù)或法律危機，可能造成我方權(quán)益不能保證的;
7.16.2合同的繼續(xù)履行不能獲得約定的利益，甚至可能造成我方損失的;
7.16.3對方當(dāng)事人拒不履行約定義務(wù)，使得合同履行困難，可能造成我方損失的;
7.16.4因我方違約致使對方當(dāng)事人提出書面異議的;
7.16.5其他可能造成我方損失的情況。
7.17合同承辦部門承辦人配合計劃科合同管理專員每月10日前對正在履行的合同進行自查，填寫合同履行情況自查表(格式見附件4)。對于存在問題并可能造成我方損失的合同，應(yīng)填寫問題合同情況說明(格式見附件3)并向有管部門通報。
7.18計劃科每季度會同合同承辦部門將問題合同劃分為黃線合同和紅線合同，報主管礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后通報相關(guān)管理部門，以加強對問題合同的管理力度。劃分問題合同主要考慮如下因素：
7.18.1投資控制情況與合同約定的偏離;
7.18.2履約進度與合同約定的偏離;
7.18.3質(zhì)量控制情況與合同約定的偏離，是否存在重大質(zhì)量問題;
7.18.4對方單位的經(jīng)營風(fēng)險大小
7.18.5交貨、驗收是否存在重大隱患;
7.18.6其他可能導(dǎo)致我方利益損害的因素。
7.19合同被評定為黃線合同后，合同承辦部門主管礦領(lǐng)導(dǎo)召集
相關(guān)部門召開專門會議，提出整改措施，計劃科每季度對整改效果進行跟蹤，并向合同承辦部門主管礦領(lǐng)導(dǎo)提交書面報告。
7.20合同被評定為紅線合同后，礦長召集相關(guān)部門召開專門會議，提出整改措施，計劃科每月對整改效果進行跟蹤，并向礦長提交書面報告。
7.21因我方員工的個人原因?qū)е潞贤蔀辄S線合同和紅線合同的，合同承辦部門在年度考核時將有關(guān)情況記入責(zé)任人的考評記錄;造成實際損失的，應(yīng)該給予相應(yīng)的處罰。
7.22合同履約過程中發(fā)生糾紛時，合同項目負責(zé)人應(yīng)及時向部門負責(zé)人報告(格式見附件4)，積極協(xié)商解決問題。合同承辦部門自身解決有困難的，可以向計劃科咨詢處理意見，各相關(guān)部門應(yīng)積極予以配合解決。
7.23對方當(dāng)事人向我方發(fā)出律師函或啟動訴訟程序，或者我方擬采用訴訟方式解決合同糾紛的，合同承辦部門應(yīng)填寫合同法律事務(wù)處理申請表(格式見附件5)，經(jīng)合同承辦部門主管礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，送計劃科。計劃科應(yīng)在3個工作日內(nèi)提出處理意見，計劃科主管礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后處理后續(xù)事宜。
8、變更或解除程序
8.1合同需要變更或解除時，合同承辦部門應(yīng)在與計劃科等部門溝通情況后，以書面形式通知他方，說明變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限。變更或解除合同的協(xié)議草案一經(jīng)達成，需按相關(guān)規(guī)定辦理。
9、其它
9.1本辦法解釋權(quán)歸煤礦計劃科
9.2 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
