第一章 基本原則
第一條：為了加強我礦員工檔案工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，更好地為我礦各項工作服務(wù)，特制定本辦法。
第二條：員工檔案工作是我礦人力資源工作的重要組成部分，也是我礦檔案工作的重要組成部分。它是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。
第三條：員工檔案是我礦組織人力資源等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，由人力資源部門集中統(tǒng)一管理。
第四條：員工檔案屬于國家秘密。必項嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章 檔案管理
第五條：員工檔案崗位的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于員工檔案工作的方針政策，制定我礦員工檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用全礦職工的人事檔案。
第六條：員工檔案管理，應(yīng)建立員工檔案室，配備足量的鐵質(zhì)檔案柜，由專門的員工檔案管理員進行管理。檔案室要具備防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防曬和防高溫等功能。
第七條：員工檔案管理員應(yīng)由具有中專以上文化程度、作風(fēng)正派、責(zé)任心強、政治及業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人員擔(dān)任。
第八條：員工檔案管理人員對收集的員工檔案材料按規(guī)定進行整理，并按干部檔案、工人檔案進行分類、編號、入柜。
第九條查閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、污損檔案材料。查閱者不得泄露或擅自對外公布被查者檔案的內(nèi)容。
第十條任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
第十一條因工作需要從員工檔案中取證的，必經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理。
第三章 員工檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第十二條 ：為了使員工檔案能夠真實地全面反映個人全貌，員工檔案管理要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全礦職工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。
第十三條：各部門要建立主動送交員工檔案材料的工作制度。把屬于歸檔范圍的員工檔案材料，在材料形成后一月內(nèi)由材料形成的主管人員或本科室工作人員負(fù)責(zé)送交人力資源部歸檔。
第十四條：收集的員工檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，保證材料的真實、完整，文字清楚，對象明確。歸檔材料需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入員工檔案。
第十五條：員工檔案內(nèi)容包括：
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學(xué)歷記載材料;
(五)政審材料;
(六)參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料;
(七)獎勵材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動合同、調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考有保存價值的材料。
第十六條：員工檔案材料，須統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，須用鋼筆不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第四章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十七條 轉(zhuǎn)遞員工檔案，檔案管理員應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(一)對轉(zhuǎn)出的檔案，嚴(yán)格按照規(guī)定將檔案整理裝訂成卷，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出，必須保證檔案材料完整齊全;
(二)在轉(zhuǎn)遞檔案時，必須填寫“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，并對檔案進行嚴(yán)密包封簽章后，通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持員工或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理;
(三)對轉(zhuǎn)進的檔案，要及時轉(zhuǎn)給員工檔案管理員，并按照檔案材料的目錄清點驗收。經(jīng)核對無誤后，在回執(zhí)單上簽名蓋章，寄回檔案轉(zhuǎn)出單位;
(四)對商調(diào)而轉(zhuǎn)出的檔案，應(yīng)及時通知員工檔案管理員此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功，應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月;
第十八條 員工與用工單位解除勞動關(guān)系，應(yīng)由用工單位在十五日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交所在地街道勞動部門。凡符合享受失業(yè)保險待遇條件的，將其檔案轉(zhuǎn)入所在地失業(yè)保險管理部門;公司員工辦理退休手續(xù)后，將其檔案轉(zhuǎn)入所在社保管理部門。
第十九條 員工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交單位綜合檔案室保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡后，其檔案由單位綜合檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第五章 其 它
第二十條有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)，給予處罰或追究其法律責(zé)任。
(一)擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的;
(二)在整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞檔案過程中違反有關(guān)規(guī)定造成檔案丟失或其它嚴(yán)重后果的;
(三)所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成損失的;
(四)損毀、丟失或擅自銷毀檔案的;
(五)私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊的。
附《員工檔案材料收集歸檔范圍明細(xì)》：
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。
3、出國出境人員審批表，登記表，及在國外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題的審批材料。
6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時間，參加工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團組織建設(shè)中形成入黨志愿書和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見所依據(jù)的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見，入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料，加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復(fù)、個人對結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料甄別、復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘等級的材料。
13、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報告。
14、國民教育、成人教育和干部培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表，授予學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。
